100% Self Service
Ogni medico Pre-Autorizzato può effettuare l'onboarding in totale autonomia, facile come registrarsi su Facebook
Chi gestisce i Sistemi Informativi di una clinica ne è consapevole.
Assegnare un certificato di firma a un singolo medico non è poi così complicato.
Ma il difficile arriva quando i medici sono decine o centinaia, mentre l’FSE impone l’apposizione della firma elettronica su ogni documento, i certificati cominciano a scadere e nessuno se ne accorge prima che un medico resti bloccato davanti a un referto da firmare.
Senza governance ogni certificato può rappresentare un costo multiplo, che qualcuno paga ancora (e ancora).
Senza un sistema che governi tutto il ciclo di vita dei certificati, la gestione ricade sulle persone.
Promemoria su file Excel o che si perdono tra alert automatici inviati via e-mail, che si perdono nella posta in arrivo.
Telefonate dei medici all’helpdesk mentre visualizzano messaggi di errore, o non riescono a firmare i referti, scadenze scoperte troppo tardi, identità digitali di medici che hanno lasciato la struttura e che restano attive accumulandosi pericolosamente negli anni, violando le basi delle norme su GDPR e Privacy.
Ogni nuovo medico da abilitare nasconde decine di operazioni e criticità da gestire in modo analogico e manuale.
E ogni rinnovo è una scadenza impossibile da ricordare.
Ogni firma che non va a buon fine è un documento che non parte, un flusso che si ferma e un blocco operativo che può arenare il processo produttivo di una clinica, o di un poliambulatorio.
Un blocco che potenzialmente può valere centinaia o migliaia di euro, se anche solo un medico rimane tagliato fuori dal flusso per un giorno.
È un lavoro che non finisce mai e che cresce insieme al numero dei medici e agli obblighi normativi.
Clinica Digitale governa l’intero ciclo di vita dei certificati di firma dei medici.
Governiamo tutto quello che riguarda l’identità digitale e la firma dei medici di una clinica privata.
L’attivazione quando un medico entra, la disattivazione quando lascia la struttura, il monitoraggio delle scadenze, i rinnovi, la gestione di chi collabora con più cliniche, l’automazione dei flussi documentali che alimentano il Fascicolo Sanitario Elettronico.
0% assistito da amministrativi o tecnici
Terminato l'onboarding, al medico viene assegnato un certificato di firma idoneo per il suo tipo di profilo: HSM, OTP o Certificato Temporaneo su CIE. Che si tratti di una nuova emissione, o di un certificato precedentemente acquisito, Clinica Digitale si occupa di gestire digitalmente assegnazioni e distribuzioni senza coinvolgere amministrativi e staff dei Sistemi Informativi.
100% Automatico e integrato
Il certificato assegnato al medico si propaga all'interno del Sistema Informativo. Significa che qualunque sia il software gestionale utilizzato durante la giornata, il certificato di firma elettronica diventa disponibile per firmare digitalmente ogni singolo documento sanitario prodotto, senza mai abbandonare sessioni, schermate in uso e senza che sia necessario aggiungere pulsanti e comandi di firma sugli applicativi usati dalla struttura.
0% Blocchi improvvisi e burocrazia
Il mancato monitoraggio delle scadenze dei certificati può trasformarsi in un incubo. Spesso i certificati scadono a lotti, e più medici contemporaneamente si trovano il flusso di firma bloccato. Rinnovare i certificati scaduto può non essere immediato e richiedere procedure burocratiche lente. Clinica Digitale permette di monitorare lo stato delle scadenze e permette procedure di rinnovo snelle, senza burocrazia
1 click per disattivare tutto
Quando il medico cessa il rapporto con la struttura, la sua identità digitale (ovvero il suo account e il relativo certificato precedentemente assegnato) viene facilmente estromessa dal Sistema Informativo e quel medico non può più firmare documenti per conto della struttura. Una misura che tende al rispetto del GDPR.
Il certificato, in alcuni casi, può essere riassegnato a un nuovo medico generando un possibile risparmio di approvvigionamento dei certificati.
0% budget perso
In alcuni casi, dopo un offboarding è possibile riassegnare il certificato a un nuovo medico subentrante. Questa possibilità rientra nel novero delle features che garantiscono la massima ottimizzazione del budget investito su processi e sistemi di firma elettronica.
Clinica Digitale è un orchestratore di flussi e processi di firma:
a seconda dei profili di frequenza e delle dinamiche contrattuali che regolano il rapporto tra medico e struttura, scegliamo la tecnologia di firma più adatta — HSM, OTP o CIE.
Così ogni momento del ciclo di vita del certificato, dall’onboarding in poi, è più sensato.
Facciamo in modo che ogni medico possa firmare direttamente dentro il gestionale che già usa, senza entrare e uscire da piattaforme diverse e senza interrompere il proprio lavoro.
Non siamo una software house che si è infilata nel settore sanitario. Siamo professionalmente cresciuti dentro i problemi delle cliniche.
Nel 2017 Clinica Mater Dei doveva attivare oltre 3.000 certificati di firma, uno per ogni medico, e gestire una cosa del genere a mano avrebbe rischiato di paralizzare la struttura dal processo di innovazione e adozione del sistema di Cartella Clinica Elettronica.
Lì è nata la soluzione, quando quel problema è diventato chiaro, ed è apparso chiaro che la questione non era distribuire le firme più in fretta, ma governarle e renderle usabili nel lavoro quotidiano dei medici.
Da quell’esperienza è nata Clinica Digitale, guidata da Nik Panzalis.
Oltre quindici anni di lavoro sul campo nei processi clinico-documentali delle strutture private, una competenza costruita su governance documentale, compliance normativa e valore probatorio dei documenti sanitari, e una finale ai Digital360 Awards tra i principali riconoscimenti italiani per l’innovazione digitale.
Negli anni Clinica Digitale ha ispirato tentativi di imitazione tra software house e Certification Authority. Ma replicare un’interfaccia è molto più semplice che ricostruire la competenza che ci sta sotto.
Le Certification Authority emettono certificati. Ma cosa succede quando smettono di funzionare?
Le piattaforme delle CA, e i diversi tool di gestione, sono costruite per emettere e rinnovare certificati. È il loro mestiere e lo fanno bene.
Ma quando quel certificato scade nel momento sbagliato, quando un medico non riesce a firmare, quando un’identità digitale resta attiva dopo che il professionista ha lasciato la struttura, la clinica si ritrova sola a gestire le conseguenze.
Lo strumento c’è, ma è incentrato sul momento dell’emissione. Mentre la vera competenza sta nel conoscere ogni più piccolo anfratto della quotidianità di un medico e di una clinica.
Il costo vero degli asset di firma si nasconde nei meandri di una mancanza di governance dell’intero ciclo di vita dei certificati, la cui causa è una conoscenza incompleta dei processi organizzativi e della quotidianità operativa che caratterizza un centro di cura e i suoi medici.
Il problema cresce con te, anche se scegli di rimandare o non di non fare niente
Rimandare significa continuare a gestire a mano qualcosa che a mano non si può più gestire.
Più medici entrano, più certificati ci sono da seguire.
Più documenti vanno firmati per l’FSE, più aumentano i rischi che l’operatività si blocchi.
Le scadenze dimenticate diventano emergenze e chi si occupa della parte tecnologica è costretto a spegnere incendi.
L’inerzia non è mai gratuita, l’avrai sentito dire centinaia di volte. Ed è un punto più vero che mai, ora che ogni struttura è chiamata ad alimentare il Fascicolo Sanitario Elettronico e a firmare digitalmente i referti.
Un tema destinato ad allargarsi a macchia d’olio anche a Consensi Informati, Cartelle Cliniche, Lettere di dimissioni e a praticamente tutti i documenti sanitari.
Ogni ora spesa a rincorrere un rinnovo manuale o a tamponare una firma scaduta è un’ora sottratta alla cura dei pazienti, e un costo invisibile (ma nemmeno tanto) che erode la marginalità operativa del Centro.
Non rincorrere i certificati, inizia piuttosto a governarli da qui
Con Clinica Digitale le scadenze dei certificati cessano di manifestarsi all’improvviso, magari in un caotico lunedì di settembre. Con la sala d’aspetto piena zeppa di pazienti.
I rinnovi avvengono per tempo, l’ingresso e l’uscita di un medico diventano operazioni gestite e non procedure da gestire a mano, con il coinvolgimento di figure amministrative e/o IT.
I medici firmano dentro i loro gestionali in modo totalmente ergonomico, i Sistemi Informativi si liberano dall’incubo di gestire grappoli di ticket e richieste di assistenza (almeno su questo fronte!).
Per chi gestisce lIT significa soprattutto: ottimizzare i budget da allocare nella gestione degli asset e dei processi di firma, smettere di ricevere telefonate d’emergenza perché una firma non funziona, dimenticarsi di ogni elemento che possa generare perdite di tempo.
La struttura ottiene un processo prevedibile, che regge la crescita dei numeri e l’evoluzione delle norme senza appesantire nessuno.
L’ufficio ‘IT torna a occuparsi di quello che conta davvero invece di spegnere incendi.
E i medici beneficiano di un flusso ergonomico, che contribuirà a rendere la collaborazione con la struttura proficua, piacevole, da raccontare ai colleghi di altri centri (mentre impazziscono alle prese con firme gestite senza governance).
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